Единый номер по всем вопросам
518 
5 минут на прочтение
Если на складе нет точного учета, компания теряет время и деньги. Товары путаются, документы расходятся с фактом, а остатки невозможно проверить в реальном времени. Выход — автоматизация складского учета на базе 1С с использованием ЭДО, штрихкодирования, сканеров и терминалов сбора данных (ТСД). Такая система помогает контролировать каждое движение товара, поддерживает обязательную маркировку, ускоряет работу персонала и снижает количество ошибок. В этой статье разберем, с чего начать автоматизацию, какое оборудование и программы нужны, и что в итоге получает бизнес.
Почему важно автоматизировать учет товаров на складе
На складе постоянно происходят приемки, перемещения и отгрузки. Если учет вести вручную (например, в Excel), легко допустить ошибки: неправильно записать количество, потерять накладную, не заметить, что товар закончился. Автоматизация учета склада позволяет сделать все процессы прозрачными. Система показывает, сколько товара есть, где он находится и когда был принят или отгружен. Это сокращает ошибки и экономит время сотрудников.
Проблемы ручного учета:
- Данные обновляются медленно, часто не совпадают с фактом.
- Сотрудникам приходится переписывать одни и те же данные в разные таблицы.
- Товары могут теряться или списываться неправильно.
- Руководитель не видит актуальной информации по остаткам.
Чтобы этого избежать, компании внедряют автоматизацию складского учета.
1С для автоматизации складского учета — начинаем с товароучетной системы
Чтобы автоматизация учета на складе работала правильно, в первую очередь нужна товароучетная система. Она хранит всю информацию о товарах: что пришло на склад, сколько осталось, куда переместили и что отгрузили клиенту. Без такой информационной системы учет будет разрозненным, а данные — неполными.
Пример интерфейса 1С в части работы со складом
Почему 1С — лучший выбор для учета товаров на складе
1С — это наиболее распространенное решение для учета в России. Она подходит как для небольших складов, так и для крупных распределительных центров. Программа легко адаптируется под процессы компании и позволяет настроить работу склада по всем стандартам.
Что дает 1С при автоматизации складского учета
Когда мы говорим об автоматизации, важно понять, что именно меняется в работе склада. Суть автоматизации в том, что все операции с товаром фиксируются и обрабатываются автоматически, без ручного переписывания данных и задержек.
- Приемка и оформление поступлений — все документы можно создавать и обрабатывать прямо в 1С. При необходимости подключается электронный документооборот (ЭДО), чтобы ускорить обмен накладными и счетами-фактурами.
- Учет остатков и движения товаров — программа отслеживает, сколько товаров находится на складе, где они расположены и как перемещаются.
- Адресное хранение — в 1С можно настроить систему ячеек и стеллажей, чтобы знать, в какой зоне и на какой полке лежит каждая партия.
- Аналитика и отчеты — руководитель получает актуальные данные: остатки, обороты, статистику по отгрузкам и поставкам.
- Поддержка маркировки — 1С интегрируется с государственными системами (Честный ЗНАК, Меркурий и др.) и позволяет вести учет с учетом всех требований законодательства.
- Согласованность с другими разделами учета — складские данные автоматически связываются с бухгалтерией, закупками и продажами.
Отчет о движении товара со склада в магазин в 1С
Как выглядит работа с товаром в 1С и без нее: на примере приемки
Чтобы показать, зачем нужна товароучетная система, рассмотрим обычную операцию — приемку товара на склад.
Как это происходит в 1С:
1. Получили от поставщика накладную — в 1С в модуле “Склад” вручную создается документ “Поступление”. В него вносятся фактические наименования и объемы товаров, дата поступления, цены.
Внесение товаров на склад в 1С по накладной
2. Приемщик сверяет фактический товар с документом. В 1С сразу фиксируется, что товар принят, количество обновляется в остатках.
3. Если фактическое количество не совпадает с накладной:
- приемщик фиксирует расхождение прямо в 1С,
- система формирует акт о расхождениях,
- данные об исправленном количестве автоматически отражаются в учете и передаются в бухгалтерию.
4. Программа автоматически отражает приход в бухгалтерии и показывает, в какой зоне склада разместить товары (если используется адресное хранение).
5. Руководство видит актуальные остатки сразу после завершения приемки.
Как это выглядело бы без 1С:
- Поставщик передает бумажную накладную. Приемщик вручную записывает данные в журнал или Excel.
- Если есть расхождения, их нужно пересчитывать и переписывать вручную.
- Отдельно в бухгалтерию передается другая копия данных, часто с задержкой.
- Руководитель получает информацию только после того, как все данные обработают вручную — иногда через несколько дней.
Итог: без 1С много ручной работы, выше риск ошибок и задержек. С 1С все данные фиксируются сразу, учет прозрачный, а отчеты формируются автоматически.
Почему важно начинать автоматизацию с 1С
Если склад не подключен к надежной товароучетной системе, даже при автоматизации все процессы будут работать разрозненно. 1С обеспечивает единую информационную систему складского учета, где хранятся все данные по товарам и движениям, формируются документы и отчеты, а также поддерживаются требования законодательства.
Именно поэтому автоматизацию учета на складе всегда начинают с настройки и внедрения 1С, а уже после этого добавляют остальные инструменты.
Внедрение ТСД, штрихкодирования и обязательной маркировки
Настроим складской учет и систему штрихкодирования в программе 1С:Предприятие, подключим терминалы сбора данных, повысим скорость работы склада, исключим пересорты и недостачи
ЭДО — избавляемся от ручного ввода
При автоматизации складского учета важно не только отсутствие ошибок у сотрудников, но и то, как быстро и точно обрабатываются документы. ЭДО (электронный документооборот) позволяет полностью отказаться от бумажных накладных и ручного ввода данных.
Например, все документы между поставщиком и складом передаются в цифровом виде, а 1С автоматически загружает их в базу. Приемщику не нужно вносить данные вручную — он просто сверяет фактический товар с электронным документом. Если все совпадает, приход фиксируется сразу, а остатки обновляются в системе.
Как работает ЭДО на примере приемки в 1С:
- Поставщик отправляет накладную через ЭДО — документ автоматически загружается в 1С.
- После загрузки в 1С на основе полученной накладной автоматически формируется документ «Поступление товаров и услуг», который уже содержит все позиции и цены. Этот документ используется для учета и последующей оплаты.
- Документ подписывается электронной подписью: сначала поставщиком (при отправке), затем уполномоченным сотрудником склада или бухгалтерии (при подтверждении).
- Приемщик открывает этот документ в 1С и сверяет фактический товар с указанными данными.
- Если все совпадает, 1С фиксирует приход, обновляет остатки и передает данные в бухгалтерию.
- Если количество или ассортимент не совпадают, приемщик в 1С оформляет акт расхождений (который также подписывается электронно). Исправленные данные автоматически отражаются в учете.
- Руководство и бухгалтерия видят актуальные остатки и готовые документы сразу после завершения операции.
Как ЭДО помогает автоматизации складского учета
После подключения ЭДО все документы приходят прямо в 1С, автоматически формируются приходные и бухгалтерские записи, а ручной ввод и пересылка бумаги уходят в прошлое. Вот список дополнительных плюсов:
- Исчезает двойной ввод — больше не нужно переписывать данные с бумаги в систему.
- Сокращаются ошибки — документы загружаются в 1С в исходном виде, без опечаток.
- Ускоряется приемка и оформление — остатки обновляются в тот же момент, когда товар принят.
- Обеспечивается прозрачность — все документы хранятся в единой системе, их легко проверить и найти.
- Выполняются требования маркировки, все соответствует закону — коды Честного ЗНАКа также обрабатываются автоматически.
Как подключить ЭДО и связать его с 1С
Чтобы начать работать с электронным документооборотом, компании нужен оператор ЭДО — сервис, который обеспечивает обмен документами между организациями. Крупные поставщики ЭДО в России:
- Контур.Диадок,
- СБИС,
- Такском,
- 1С-ЭДО (родное решение для пользователей 1С).
Любой из этих сервисов интегрируется с 1С. Чаще всего подключение выглядит так:
- Компания выбирает оператора ЭДО и заключает с ним договор.
- Настраивается обмен в 1С — оператор подключается через специальный модуль.
- Все входящие и исходящие документы (накладные, счета-фактуры, акты) начинают передаваться в электронном виде напрямую в 1С.
- Документы подписываются электронной подписью (КЭП) и сразу фиксируются в учете.
Если используется 1С-ЭДО, интеграция не требует дополнительных модулей — сервис уже встроен в конфигурации 1С и готов к работе «из коробки». При выборе других операторов (Диадок, СБИС и др.) подключение также простое: достаточно установить расширение и подключить сертификаты.
Ускоряем складской учет по максимуму с помощью штрихкодирования и ТСД
Хорошо, когда документы от поставщиков сами попадают в 1С. Но человеческий фактор еще остается. Товар нужно принять, сверить фактическое количество с накладной, даже если она в электронном виде. Потом собрать заказ, провести инвентаризацию. В общем, остается еще много ручных действий.
В итоге, часто документы из 1С приходится печатать и потом отдавать сотрудникам, которые по этим бумагам проводят инвентаризацию или приемку. Получается узкое горлышко. В итоге автоматизация вроде бы есть, но она неполная. К тому же остается риск ошибок: не туда посмотрел, не там отметил и т.д.
Чтобы учет на складе был не только точным, но и быстрым, используется штрихкодирование. Если каждый товар, коробка или паллета имеют штрихкод, то все операции — от приемки до отгрузки — можно выполнять в разы быстрее.
Вместо проверки данных с помощью бумажных ведомостей сотрудник просто сканирует штрихкод. Программа на сканирующем устройстве автоматически определяет товар, его количество и сразу обновляет остатки в системе учета. Такой подход экономит минуты на каждой операции и снижает ошибки почти до нуля.
Благодаря штрихкодированию и ТСД учет становится полностью автоматизированным: данные передаются в 1С сразу после сканирования, документы формируются автоматически, а персонал тратит меньше времени на рутинные задачи.
Вот еще несколько преимуществ штрихкодирования:
- Актуальные остатки в системе. После каждого сеанса сканирования информация сразу обновляется в 1С, и руководитель видит точные остатки в реальном времени.
- Учет по партиям и местам хранения. Штрихкоды позволяют быстро привязать товары к конкретным ячейкам или зонам, что облегчает поиск и инвентаризацию.
- Экономия времени на инвентаризации. Сканирование ускоряет пересчет запасов — не нужно переписывать данные вручную.
- Интеграция с маркировкой. Через 1С штрихкодирование помогает проверять и передавать коды Честного ЗНАКа, взаимодействовать с госсистемами типа Меркурий без дополнительных шагов.
Внедрение ТСД, штрихкодирования и обязательной маркировки
Настроим складской учет и систему штрихкодирования в программе 1С:Предприятие, подключим терминалы сбора данных, повысим скорость работы склада, исключим пересорты и недостачи
Оборудование для учета по штрих-кодам
Стационарные или ручные сканеры — подходят для небольших складов и простых операций, когда сотрудник работает за рабочим местом. Они соединяются к компьютером по кабелю.
Терминалы сбора данных (ТСД) — мобильные устройства с экраном и встроенным сканером, которые позволяют выполнять приемку, перемещения и комплектацию прямо в зоне хранения или отгрузки.
Принтеры печати этикеток — используются для создания наклеек со штрихкодами. Эти этикетки наносят на товары, коробки или паллеты, чтобы каждый объект можно было быстро идентифицировать и учесть при сканировании. Принтеры подключаются к компьютеру с 1С или прямо к ТСД, что позволяет печатать этикетки автоматически при оформлении приемки или отгрузки.
Штрих-код, созданный в 1С вместе с этикеткой для отправки на печать
Как проходит приемка товара с ТСД и учетом по штрихкодам в 1С
- Получение документа через ЭДО.
Поставщик отправляет электронную накладную. Она автоматически загружается в 1С, и на ее основе создается документ «Поступление товаров и услуг». Все позиции, цены, штрихкоды и количество уже внесены в систему. - Загрузка документа в ТСД.
Документ из 1С передается на ТСД. Сотрудник открывает его на устройстве, чтобы сверять поступивший товар с данными из накладной. - Сканирование товаров.
Специалист сканирует штрихкоды на каждой коробке, паллете или единице продукции. Каждое сканирование сразу сверяется с документом, полученным из 1С. - Фиксация расхождений.
Если фактическое количество или ассортимент не совпадает с накладной, ТСД автоматически фиксирует расхождение. В 1С формируется акт расхождений, который можно сразу подписать электронной подписью через ЭДО. - Завершение приемки.
После проверки всей партии сотрудник подтверждает операцию в ТСД. 1С обновляет остатки, отражает приход в бухгалтерии и показывает, куда разместить товары (если используется адресное хранение). - Подпись и завершение документооборота.
Подтвержденные документы подписываются электронной подписью и отправляются поставщику через ЭДО. Руководитель видит обновленные остатки и готовые документы сразу после завершения операции.
Программы для учета штрихкодов и автоматизации учета на ТСД
Чтобы терминалы сбора данных (ТСД) полноценно работали со складом, нужно специальное программное обеспечение. Одно из таких решений — «Склад 15» от компании Клеверенс, которое связывает ТСД с 1С и делает работу сотрудников максимально удобной.
С помощью такой программы ТСД становится полноценным инструментом для работы и учета штрих-кодов в 1С. Сотрудники получают онлайн-доступ к складским остаткам прямо на экране ТСД. Например, достаточно отсканировать штрихкод товара — и на устройстве сразу отображается актуальное количество, доступное на складе. Это помогает избежать ошибок и ускоряет процессы комплектации и приемки.
«Склад 15» позволяет выполнять все типовые операции на складе, например:
- Сбор штрихкодов для новых товаров. Сотрудник сканирует коды прямо с ТСД и сразу привязывает их к нужной номенклатуре в 1С.
- Приемка и отгрузка товаров. Все операции выполняются прямо с ТСД: сотрудник сканирует товары и завершает операцию, после чего документ автоматически проводится в 1С.
- Перемещение и инвентаризация. Сотрудник может сканировать товары в любой зоне склада, фиксировать их перемещения или пересчитывать остатки.
Интерфейс Склад 15 — примеры экранов на ТСД
Автоматическое формирование и обработка документов в 1С
При работе с ТСД все операции на складе напрямую связаны с 1С. Когда кладовщик завершает приемку, отгрузку или подбор товаров на устройстве, программа не только передает результаты в 1С, но и автоматически формирует или обновляет нужные документы. Например:
- «Поступление товаров и услуг» — для приемки;
- «Реализация товаров и услуг» или «Расходный ордер» — для отгрузки;
- «Перемещение товаров» — для перемещений между ячейками или складами;
- «Инвентаризация» — для пересчета остатков.
При этом настройка интеграции с 1С позволяет избежать ручных действий со стороны сотрудников офиса. К примеру, не требуется вручную выгружать документы из 1С на ТСД и загружать результаты обратно. Система сама может формировать и отправлять кладовщику на ТСД список задач, например заказы на отгрузку или документы на приемку. После того как задание выполнено, результаты автоматически загружаются в 1С — либо в уже существующие документы, либо в новые, в зависимости от того, как настроен обмен.
Благодаря этому исключаются ошибки, которые возникают при ручной загрузке, а склад может работать автономно, даже если офис закрыт. Например, днем отдел продаж формирует заказы в 1С, а ночью кладовщики выполняют все отгрузки через ТСД, и данные автоматически попадают в систему без участия оператора 1С.
Также с помощью ТСД можно управлять упаковкой и проверкой заказов:
- формировать упаковку товаров по документам 1С (Заказ клиента, Реализация, Расходный ордер);
- автоматически создавать в 1С упаковочный лист для проверки заказов;
- контролировать состав каждой коробки прямо на мобильном устройстве.
После завершения всех действий кладовщик подтверждает операцию на ТСД, и вся информация — от состава заказа до данных по упаковкам — мгновенно попадает в 1С, где документы проводятся без дополнительных ручных шагов.
Этапы внедрения складского учета с 1С и штрихкодами
Чтобы автоматизация складского учета на предприятии заработала без сбоев, нужно внедрять систему поэтапно. Каждый шаг помогает подготовить сотрудников, оборудование и программу, чтобы учет был точным и понятным с первого дня работы.
Вот основные этапы, через которые проходит любой склад при переходе на учет с 1С и штрихкодированием:
- Анализ текущих процессов: сколько операций, какие ошибки чаще встречаются.
- Выбор версии 1С для складского учета.
- Зонирование и адресное хранение: разделить склад на зоны, задать адреса ячеек при необходимости.
- Выбор оборудования для учета по штрихкодам: ТСД, сканеры, принтеры этикеток.
- Настройка 1С для для обмена данными с ТСД.
- Внедрение системы штрихкодирования, создание и печать этикеток.
- Обучение сотрудников работе с ТСД и программой.
- Оптимизация складского учета: подключение ЭДО, интеграция маркировки Честный ЗНАК, настройка аналитики и отчетов.
Экономический эффект автоматизации учета
Автоматизация складского учета на предприятии в 1С с использованием ТСД, штрихкодирования и обязательной маркировки делает работу склада быстрой и точной.
Автоматизация снижает затраты на складской учет:
- Скорость операций вырастает в 2–3 раза за счет ТСД и исключения ручного ввода.
- Ошибки при учете уменьшаются в 5–10 раз, что сокращает потери.
- Персонал тратит меньше времени на оформление накладных и перемещений.
- Руководство получает точные данные для планирования закупок и отгрузок без излишков и простоев.
Компания «Информационные Технологии в Бизнесе» поможет автоматизировать ваш складской учет. Мы подберем, внедрим и настроим 1С, терминалы сбора данных (ТСД), организуем систему штрихкодирования, подключим маркировку Честный ЗНАК, Меркурий, ЕГАИС и обеспечим стабильную работу всех процессов.
Оставьте заявку, и мы подскажем, как внедрить автоматизацию учета склада под ваши задачи.
Автор статьи
Коваль Владислав ЮрьевичАналитик-консультант ООО «Информационные технологии в бизнесе»
