Единый номер по всем вопросам
306 
16 минут на прочтение
Инвентаризация — это процедура сверки фактического количества товаров на складе с данными, записанными в учетной системе. Основные задачи инвентаризации — проверить точность учета, выявить ошибки и недочеты, предотвратить потери при приемке и отгрузке товаров и обеспечить прозрачность работы склада.
Однако классические бумажные описи и ручной ввод часто превращаются в долгий и трудоемкий процесс, где люди и калькулятор не поспевают за ритмом современной логистики. На помощь приходит ТСД (терминал сбора данных), который мгновенно сканирует штрих- и QR-коды и передает результаты в 1С, что сводит риск ошибок к нулю.
В этой статье мы подробно расскажем, как именно устроена инвентаризация склада с помощью ТСД, какие этапы предстоит провести на обычных и адресных складах, и какие преимущества дает синхронизация терминалов с учетной системой 1С.
Виды и этапы инвентаризации на складе
На складах применяют разные виды инвентаризации:
-
- Сплошная: полностью проверяется весь склад, обычно проводится ежегодно или при смене материально ответственного лица.
- Выборочная: проверяются отдельные товарные группы или конкретные зоны склада.
- Циклическая: инвентаризация небольших участков или групп товаров по заранее установленному графику, чтобы минимально прерывать работу склада.
- Слепая: метод проведения проверки товаров на складе, при котором сотрудники, осуществляющие пересчет, не знают, сколько товара числится в учетной системе.
Этапы инвентаризации
Чтобы получить максимальную пользу от инвентаризации, важно соблюдать последовательность и детально прорабатывать каждый из ее этапов. Рассмотрим эти этапы подробнее.
- Подготовительный этап:
- Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации, где четко прописаны даты, объекты проверки и состав комиссии.
- Формируется специальная инвентаризационная комиссия, в которую обычно входят бухгалтеры, работники склада и представители службы безопасности.
- Работа склада временно приостанавливается или ограничивается для точности проверки.
- Этап физического подсчета:
- Товары пересчитываются либо вручную, либо с помощью специальных терминалов сбора данных. Использование ТСД для инвентаризации значительно ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.
- Во время пересчета фиксируют состояние упаковки, проверяют сроки годности и соответствие условиям хранения.
- Сверка фактических данных с учетными:
- Полученные результаты сравниваются с информацией, указанной в системе учета.
- Если обнаружены расхождения, составляются специальные документы — сличительные ведомости.
- Анализ результатов:
- Комиссия разбирает причины всех выявленных несоответствий. Это могут быть ошибки в документации, пересортица, технические сбои или хищения.
- По результатам анализа составляются акты о выявленных проблемах, принимаются решения о списании или возврате товаров в учет.
- Оформление и утверждение итогов:
- Результаты инвентаризации фиксируются в ведомости, которая визируется руководителем склада или кладовщиком.
- Данные корректируются бухгалтерией в учетной системе, чтобы фактическое состояние соответствовало документам.
Как упростить инвентаризацию склада с помощью 1С и терминалов сбора данных
Проведение инвентаризации склада с ТСД в 1С – это автоматизированный процесс, который упрощает и ускоряет эффективность контроля над товаром, а также минимизирует вероятность ошибок.
Рассмотрим ключевые преимущества такого подхода:
- Быстрый сбор данных
ТСД позволяет сотруднику просто сканировать штрих-коды товаров, QR коды и коды маркировки «Честного знака», автоматически фиксируя наименование и количество, а при необходимости – цену и сроки годности. Это намного быстрее ручного подсчета и записи на бумагу.
- Точность и достоверность информации
Когда вы работаете с ТСД, все, что раньше делалось с помощью бумажных списков и ведомостей, теперь фиксируется автоматически и сразу попадает в учет. Это снимает с кладовщиков целый ряд рутинных задач и одновременно устраняет основные источники ошибок:
- Усталость или невнимательность приводят к тому, что кладовщик может пропустить одну-две коробки, пересчитать одну позицию дважды или перепутать похожие артикулы.
- Похожая маркировка, похожая упаковка, отсутствие четких наклеек, и сотрудник может принять одну модель за другую, особенно если товар давно лежит на полке без обновления штрихкодов.
- Когда результаты подсчета сличают с данными 1С, опять возможны опечатки, особенно при вводе расхождений или при неверном понимании, какая именно позиция упомянута в отчете.
- Автоматическая интеграция с 1С
Данные, собранные с помощью ТСД (код, зоны проверки, номер позиции, количество, дату и время, ID кладовщика, а при адресном хранении еще и код ячейки) формируются в документ «Пересчет товаров» в формате XML и сразу же передаются в учетную систему 1С.
- Быстрое выявление расхождений
Бухгалтер в 1С открывает сформированный документ «Пересчет товаров», где видит:
- плановое количество из системы;
- фактическое количество, загруженное с ТСД;
- автоматически рассчитанные расхождения.
Это позволяет оперативно реагировать на недостачи или пересортицу. При необходимости бухгалтер корректирует отдельные строки и проводит документ, после чего остатки на складе обновляются.
- Простота и удобство работы
Сотрудникам не нужны особые навыки работы с компьютером или глубокие знания учетной программы. Использование ТСД интуитивно понятно, а результаты проверки доступны руководству сразу после завершения инвентаризации.
Интерфейс ТСД при инвентаризации — интуитивно понятный
- Удобная отчетность
На основании полученных данных 1С автоматически формирует необходимые отчеты и документы (например, инвентаризационные описи и сличительные ведомости), полностью соответствующие требованиям российского законодательства.
Таким образом, связка 1С + ТСД позволяет сократить сроки проведения инвентаризации, повысить качество и точность проверки, а также обеспечить удобный и прозрачный контроль на всех этапах.
Например, на одном из региональных складов дистрибьютора бытовой техники инвентаризация с использованием ТСД и 1С позволила за два дня перепроверить более 15 000 товарных позиций без остановки основных складских операций. Ранее на такую проверку уходила неделя, с обязательным закрытием склада и участием большого числа сотрудников.
Внедрение ТСД, штрихкодирования и обязательной маркировки
Настроим складской учет и систему штрихкодирования в программе 1С:Предприятие, подключим терминалы сбора данных, повысим скорость работы склада, исключим пересорты и недостачи.
Инвентаризация через ТСД: простая настройка и два эффективных режима работы
Многие компании боятся автоматизировать инвентаризацию, думая, что это сложно и требует специальных знаний. На самом деле, для эффективной работы достаточно оставить заявку на подключение 1С и ТСД профессионалам по внедрению программных продуктов.
Они установят систему 1С в нужной модификации (1С:Управление торговлей, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Розница и другие), загрузят подходящее ПО на ТСД, (например, мы используем ПО Клеверенс «Склад 15») и синхронизируют терминал сбора данных с 1С.
Интерфейс приложения сводится к двум-трем функциям: «Сканировать код», «Ввести количество», «Завершить документ», чтобы любому кладовщику было легко освоить работу. А встроенные отчеты сразу показывают, какие позиции проверены, где обнаружены расхождения и какие операции требуют внимания.
Установка и настройка занимают минимум времени, а результат — быстрая и точная проверка склада без ошибок и сложностей в двух режимах: по факту или по заданию.
Режим «По факту»
В этом режиме все максимально просто: вы сканируете штрих-код, QR-код или Data Matrix-код, вводите количество, и система тут же сохраняет фактические данные. Кладовщик не знает какие остатки видит бухгалтерия, а фиксирует только то, что видит перед собой на складе. Такой способ полезен, когда нужно быстро получить «срез» реального наличия без подготовки и загрузки списков.
Как работает:
- Нажимаете «Инвентаризация», затем создаете новый документ и попадаете в интерфейс сканирования.
- Сканируете каждый код на товаре или упаковке.
- При необходимости корректируете количество вручную.
- Завершаете проверку и выгружаете результаты в учетную систему.
Интерфейс программы Склад 15 для ТСД при сканировании «по факту»
Когда применять:
- Спонтанная проверка перед ревизией.
- Быстрый контроль небольших групп товаров.
- Экспресс-аудит при поступлении жалоб или претензий.
Режим «По заданию»
Этот режим напоминает выполнение списка дел: сначала бухгалтер, руководитель склада или предприятия запускает документ «Инвентаризация товаров на складе» в 1С и сохраняет его. Здесь же определяются конкретные позиции или ячейки, которые нужно проверить. Документ отправляется на ТСД. Кладовщик подключает ТСД к Wi-Fi или через кабель к ПК, нажимает в меню терминала пункт «Инвентаризация».
После успешной синхронизации терминал автоматически подтянет созданное в 1С задание инвентаризации, и кладовщик увидит в списке пунктов все адреса и позиции для обхода. Он отсканирует только те позиции, которые предусмотрены заданием, и, выполнив все, закроет документ.
Как работает:
- Выбираете «Инвентаризация» и видите полученный из 1С список товаров или ячеек.
- Сканируете товары или ячейки согласно списку.
- После каждого пункта система отмечает выполнение.
- По завершении отправляете полный отчет в 1С.
Интерфейс программы Склад 15 для ТСД при сканировании «по заданию»
Когда применять:
- Плановая инвентаризация по графику.
- Проверка конкретных групп товаров или проблемных зон.
- Циклическая ревизия, когда нужно равномерно проходить весь склад.
Оба режима доступны в одном и том же меню ТСД, так что кладовщик может легко переключаться и комбинировать их в зависимости от задач. Такой подход делает инвентаризацию гибкой, быстрой и понятной даже новичкам.
Особенности инвентаризации на обычном и адресном складе
Ниже приведены два сценария инвентаризации, каждый из которых учитывает особенности хранения и позволяет выбрать наиболее подходящий подход к пересчету товаров.
Инвентаризация на обычном складе
На складах без жесткой системы ячеек товары хранятся свободно, что дает больше гибкости при проверке. Оперативно можно проверять любые участки и быстро реагировать на внезапные запросы по проверке.
При инвентаризации на складе без адресной привязки кладовщик получает полную свободу действий:
- Свободная раскладка. Товары хранятся «кучами» или по зонам без привязки к конкретным ячейкам. Кладовщик сканирует штрих- или QR-код любой коробки, вводит количество и сразу фиксирует факт.
- Гибкий порядок обхода. Нет обязательного маршрута — можно начинать с любой точки, быстро перемещаться по складу и охватывать проблемные зоны в первую очередь.
- Простота запуска. Достаточно режима «По факту»: нет необходимости загружать задания, весь учет строится на живых данных прямо в ходе сканирования.
Инвентаризация на складе с адресным хранением
Когда каждая единица товара привязана к определенной ячейке, проверка становится более точной, но требует строгого порядка действий. Такой подход идеально подходит для больших хранилищ с огромным ассортиментом.
- Жесткая привязка к ячейкам. Перед подсчетом товаров сначала сканируется код места хранения, а затем коды находящихся в нем позиций. Это позволяет точнее сопоставлять фактические остатки с учетными.
- Маршрутизация обхода. Кладовщик следует заранее сформированному заданию и проверяет только указанные адреса. Это ускоряет процесс и гарантирует, что ни одна ячейка не будет пропущена.
- Точный контроль. Режим «По заданию» автоматически фиксирует выполнение каждого пункта, после чего система сразу выявляет ячейки и позиции с расхождениями между учетом и фактом.
В итоге выбор между гибкой «фактической» инвентаризацией и строгим «по заданию» алгоритмом определяется структурой вашего склада: на обычных площадях достаточно быстрого режима «по факту», а при адресном хранении важнее точность и контроль через «по заданию».
Инвентаризация товаров с маркировкой «Честный знак» через ТСД и 1С
При работе с маркированными товарами важна не только точность подсчета, но и соблюдение требований Федерального закона о маркировке и обмена данными с системой «Честный знак». Несоответствие фактического наличия маркированного товара на складе данным в системе «Честный знак» влечет за собой серьезные риски и последствия.
Вот как это делается на практике:
1.Сканирование кодов DataMatrix на ТСД
На терминале сбора данных кладовщик запускает процесс «Инвентаризация» или «Пересчет товаров» с включенным учетом маркировки. Каждый штучный DataMatrix-код считывается и сохраняется в локальную базу ТСД как отдельная запись с указанием количества и, при адресном хранении, кода ячейки. При этом кладовщик сразу видит на экране статус — «код принят» или «ошибка в штрих-коде».
2.Синхронизация с 1С
Закончив обход, кладовщик в меню ТСД выбирает «Отправить в 1С» или «Выгрузить документ». Устройство упаковывает все записи в один файл обмена, обычно в формате XML. В 1С файл преобразуется в документ «Пересчет товаров» (или «Инвентаризация товаров на складе»), добавляя в каждую строку перечень сканированных кодов маркировки.
Бухгалтерская служба сравнивает списки фактических кодов с данными, загруженными из «Честного знака» (справочник кодов и отчёты из ЦРПТ).
На этом этапе выявляются «лишние» коды (просроченные, неверно зарегистрированные или отсутствующие в учете) и «потерянные» (те, что есть в системе маркировки, но не обнаружены на складе).
3.Фиксация результатов инвентаризации
После проведения документа в 1С строится отчет «Сличительная ведомость по маркировке»: по каждой строке видно, какие коды из ТСД отсутствуют в учете «Честного знака» и какие коды есть в системе, но не встречены на складе.
Бухгалтер или ответственный кладовщик устраняет расхождения, повторно регистрирует недостающие коды в ЦРПТ или оформляет списание лишних. Если код не найден или числится как «неактивный», система автоматически блокирует этот товар в отчете, и вы не сможете ни продать, ни списать его, пока не устраните расхождение. Итоговый отчет содержит не только разницу «факт–учет», но и перечень заблокированных кодов для оперативного разбирательства.
Такой подход гарантирует полную прозрачность учета маркированных товаров, исключает штрафы за некорректную работу с «Честным знаком» и делает процесс инвентаризации быстрым и надежным.
Выводы
Использование 1С и ТСД позволяет легко освоить процедуру инвентаризации даже новичкам, повышает точность и сокращает время проверки до минимума.
В продуктовом распределительном центре за счет циклической «слепой» инвентаризации через ТСД удалось снизить количество ошибок в учете на 80 % уже в первые три месяца работы. Такие примеры доказывают: автоматизация — это не только про технологии, но и про реальную экономию времени, ресурсов и повышение точности на практике.
Компания «Информационные Технологии в Бизнесе» является официальным партнером 1С и Клеверенс — внедряем программные продукты для автоматизации частного бизнеса и госкомпаний. Оставьте заявку — и мы поможем внедрить и настроить связку 1С и ТСД так, чтобы она работала быстро, удобно и без сбоев.
