Единый номер по всем вопросам
216 
5 минут на прочтение
Поэкземплярный учет в системе «Честный ЗНАК» становится обязательным для все большего числа товарных групп. Мех, табак, лекарства, обувь, духи, фототехника, шины — здесь поштучный контроль действует давно.
В 2025 г. к ним добавляются вода, пиво, БАДы, антисептики и почти все медицинские изделия. Под вопросом молочка. Дальше аналогичный режим постепенно придет к безалкогольным напиткам, бакалее, косметике и т.д. — точные графики утверждаются постановлениями правительства.
В этой статье мы подробно расскажем, какие товары нужно отражать поэкземплярно и что вообще такое поэкземплярный учет, в чем его отличие от объемно-сортового. Также рассмотрим какие технические решения помогут автоматизировать процессы и какое наказание предусмотрено за нарушение правил.
Что такое поэкземплярный учет в Честном ЗНАКе и чем отличается от ОСУ?
Если вы производите товар, подлежащий обязательной маркировке, то прежде, чем приступать к поэкземплярному учету, потребуется учесть несколько важных моментов:
- перед началом работы с маркировкой нужно оформить регистрацию в государственной информационной системе мониторинга товаров (ГС1 РУС). В этой системе нужно завести карточку товара и описать его, в результате чего вашему товару будет присвоен код товара — GTIN (нужен для заказа кодов маркировки).
- оформить квалифицированную электронную подпись – для корректной работы в личном кабинете «Честного ЗНАКа», где будет нужно подписывать электронные документы;
- зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»
- подключить электронный документооборот (ЭДО) – до первой отгрузки или приемки маркированного товара. Если ЭДО нет, система не примет УПД (универсальный передаточный документ), а значит товар юридически «зависнет» на складе ― вы не сможете ни отправить, ни принять продукцию;
- настроить учетную систему с модулем маркировки – синхронизировать 1С с API «Честного ЗНАКа» и ЭДО, что позволит автоматически заполнять раздел «Маркировка» в УПД;
- научиться правильно оформлять УПД – покупка-продажа товара, не отраженная в системе «Честный ЗНАК», трактуется как административное правонарушение;
- определиться, какому виду учета подлежит ваш товар – объемно-сортовому или поэкземплярному;
- приобрести оборудование для внедрения маркировки – терминал сбора данных (ТСД), 2D-сканер штрихкодов, онлайн-касса (для розницы) и принтер этикеток (можно печатать в типографии).
Полный список товаров подлежащих обязательной маркировке есть на сайте системы «Честный ЗНАК». Там же есть сведения какому учету подлежат определенные группы товаров. Тут важно понимать, что даже если на сегодняшний день ваш вид товара может отражаться в объемно-сортовом учете, не за горами переход на поэкземплярный.
Объемно-сортовой учет (ОСУ) — это упрощенный вид работы с маркировкой, при котором в УПД передается только код товара (GTIN) и общее количество единиц в партии. Поэтому система «Честный ЗНАК» «видит» движение не каждой штуки отдельно, а какое общее количество штук «такого-то вида товара» движется между участниками оборота. Т.е. движение кода DataMatrix конкретного товара не учитывается в системе.
Поэкземплярный учет (ПЭУ) — это система контроля, при которой каждому отдельному товару присваивается уникальный цифровой код, называемый DataMatrix. Этот код позволяет отслеживать движение каждой единицы товара на всех этапах: от производства до продажи конечному потребителю. Т.е. системе будет виден полный оборот каждой единицы товара: какой отправил производитель, получил контрагент, какой был продан, а какой возвращен из-за брака или другим причинам.
Разберем отличия на примере биологически активных добавок
С 1 марта 2025 г. для БАДов в УПД разрешен объемно-сортовой учет, с 1 сентября все участники обязаны перейти на поэкземплярный учет.
Представьте, что компания Т производит витамин C партией 5000 штук. Сразу после фасовки она генерирует 5 тысяч уникальных Data Matrix-кодов, наносит их на каждую банку и вводит их в оборот в кабинете «Честный ЗНАК».
Пока действует ОСУ, компания при отгрузке в УПД показывает Честному Знаку только два поля: международный товарный код GTIN и общее количество банок. Там нет ни одного индивидуального кода — просто строка «GTIN …, и количество штук». Дистрибьютор при приемке сверяет GTIN и пересчитывает количество банок. Именно при ОСУ есть риск, что проскочит контрафактный товар. Но, если у дистрибьютора закрадываются сомнения в подлинности товара, он может проверить сами DataMatrix коды бутылок, чтобы они были в статусе “В обороте”.
С 1 сентября 2025 года БАДы переходят на ПЭУ, и порядок работы меняется. Как и раньше, генерируются коды и вводятся в оборот. Но при сборке отгрузки, сотрудник терминалом сканирует все 6000 банок, что идут в рейс, и прикладывает список кодов к УПД. Дистрибьютор при приемке тоже сканирует банки: если среди 6000 записей затесался чужой или уже погашенный код, система автоматически отклонит УПД. Далее при продаже каждая банка сканируется на кассе и погашается в системе. Т.е. Честный знак видит каждую единицу товара и в каком именно статусе она находится.
Из примера видно, что по итогу главное отличие ОСУ от ПЭУ — уровень конкретизации данных по товару, которые вы передаете в «Честный ЗНАК».
Использование УПД при поэкземплярном учете
С переходом на поэкземплярный учет с 2025 года ключевым элементом становится правильное оформление универсального передаточного документа (УПД).
Универсальный передаточный документ (УПД) – это электронный документ, который при необходимости может заменить товарную накладную (т.е. подтвердить факт передачи) и счет-фактуру (предоставит сведения для начисления НДС), т.е. предназначен для подтверждения сделки по отгрузке товара в электронном виде. Принимающая товар сторона должна подписать УПД в течение 3 дней.
При поэкземплярном учете, в УПД необходимо указывать сгенерированные системой ЧЗ коды маркировки (DataMatrix) каждой единицы товара.
Это означает:
- Каждый участник товарооборота при отгрузке и приемке товара должен сканировать каждый DataMatrix код, чтобы корректно оформить электронный УПД и чтобы обеспечить прозрачность товарооборота.
- Отправить УПД без указания этих кодов невозможно – система не примет документ, и товар не будет учтен в системе «Честный ЗНАК».
- В электронном документообороте (ЭДО) УПД выступает основным документом, подтверждающим передачу в собственность конкретных экземпляров товара, указанных в сопровождаемом xls списке с кодами маркировки.
- Приемка товара теперь требует сканирования каждого кода маркировки, чтобы система отразила факт передачи товара и чтобы избежать штрафов за оборот немаркированной продукции, для этого потребуется наличие ТСД.
Какие товарные группы обязаны начать вести поэкземплярный учет в 2025 году?
Утвержден перечень 10 товарных групп, которые в 2025 г. либо переходят с объемно-сортового учета (ОСУ) либо сразу начинают вести поэкземплярный учет (ПЭУ). Для каждой группы указана «точка невозврата» — дата, после которой все сведения в Честном знаке должны содержать коды каждой произведенной единицы товара.
С 1 марта 2025 года:
- Упакованная вода
- Пиво в кегах
- Товары легкой промышленности («третья волна»: одежда, белье, трикотаж)
- Велосипеды
С 1 июня 2025 года:
- Подакцизные безалкогольные напитки (лимонады, энергетики и др.)
С 1 сентября 2025 года:
- Пиво в потребительской упаковке
- Биологически активные добавки (БАД)
- Антисептики и дезинфицирующие средства
- Лекарственные препараты для ветеринарного применения
- Медицинские изделия и кресла-коляски
У молочной продукции переход на ПЭУ был запланирован на 2026 год, но в 2024 году Постановлением Правительства была запущена экспериментальная модель – партионный учет. Это что-то среднее между ОСУ и ПЭУ, когда в УПД отражается GTIN, номер партии и количество единиц товара. Этот эксперимент продлится до 1 июня 2025 года. Если результат будет неудовлетворительным, молочка, как и планировалось, в 2026 году также перейдет на ПЭУ.
Агрегация или как не утонуть в тысячах кодов?
Поэкземплярный учет означает, что каждая баночка крема, упаковка витаминов или бутылка пива живет собственной «цифровой жизнью». Но когда таких баночек или коробочек сотни тысяч, вести их учет на складе становится проблематично.
Агрегация решает проблему: мы «запаковываем» множество Data Matrix-кодов внутрь одного читаемого идентификатора коробки, поддона или паллеты. Достаточно отсканировать верхний штрих-код, чтобы система поняла, какие именно товары — и в каком количестве — находятся внутри.
Как это работает в сочетании с «Честным ЗНАКом»:
- Создание кода коробки, поддона или паллеты. В рабочей учетной системе или прямо в личном кабинете Честного Знака формируется код транспортной упаковки.
- Сборка заказа. Терминал считывает каждый Data Matrix код товара и закрепляет его за конкретной коробкой, т.е. связывает код упаковки с кодом загруженного в эту коробку товара.
- Отправка события «Агрегация». Файл-описание уходит в систему мониторинга, а там выстраивается иерархия код коробки → штучные коды товара в ней.
- Дальнейшие операции. При отгрузке, приемке или таможенном оформлении достаточно одного сканирования — сервис сам подтянет вложенные коды, проверит их статус и переоформит право собственности.
- Разборка упаковки. Если нужно открыть коробку, отправляется событие «Разагрегация», коды товара открепляются от кода упаковки и могут войти в новый состав.
Такой механизм работает как паспорт контроля целостности: пока коробка не вскрыта, другие участники оборота уверены, что внутри именно тот набор товаров, который был заявлен. А главное — складские операции ускоряются в разы: вместо часового сканирования штучных кодов достаточно одного «пика», и бизнес продолжает движение без остановок.
Автоматизация поэкземплярного учета: как ускорить процессы и избежать ошибок
В условиях поэкземплярного учета точность и своевременность передачи данных о каждой единице товара становятся неизбежными. Все коды Data Matrix должны быть считаны и переданы в систему в момент перехода товара от одного участника оборота к другому. Сделать это вручную, особенно при больших объемах, практически невозможно. На помощь приходит связка терминала сбора данных (ТСД) и 1С.
Современный ТСД — это компактное устройство, способное быстро сканировать десятки кодов и формировать список в правильном формате xls. Кроме того, проверять дубликаты, принадлежность товарной группе, корректность контрольной суммы и сохранять данные даже при отсутствии связи. Например, когда соединение восстанавливается, информация автоматически передается в учетную систему. В процессе работы с тарой устройство позволяет агрегировать вложенные коды: одним действием оператор объединяет товары в коробку или паллету с уникальным кодом упаковки.
В 1С с модулем «Маркировка» вся полученная информация обрабатывается без ручного ввода. Система принимает коды, формирует нужные события — от ввода в оборот до агрегации и отгрузки, создает УПД, подписывает его электронной подписью и передает через электронный документооборот. Если в процессе что-то идёт не так, например, код не прошёл проверку, 1С сразу сообщает об этом ответственному сотруднику.
Почему связка ТСД и 1С – лучшее решение для бизнеса:
- Скорость: приемка и отгрузка товара занимают считанные минуты.
- Нулевой ручной ввод: исключается влияние человеческого фактора — нет ошибок при копировании и пересылке кодов.
- Онлайн-контроль: статусы кодов меняются в «Честном ЗНАКе» сразу после сканирования и если что-то пошло не так, система подскажет где искать проблему.
- Готовность к проверкам: аудиторы видят полный маршрут каждой единицы товара без дополнительных запрашиваемых отчетов.
Связка ТСД и 1С снижает нагрузку на персонал, ускоряет операции на складе и позволяет бизнесу уверенно соблюдать все требования учета. Поэкземплярная маркировка больше не тормозит процессы — она становится встроенной частью эффективной логистики.
Компания «Информационные Технологии в Бизнесе» поможет вам пройти весь путь внедрения поэкземплярного учета без стресса и лишних затрат. Мы подберем оборудование и программное обеспечение под ваш формат работы. Также настроим 1С, сделаем интеграцию с системой маркировки, обучим персонал и, при необходимости, доработаем решения под специфику вашего бизнеса. Под ключ: быстро, понятно и с гарантией результата.
Внедрение ТСД, штрихкодирования и обязательной маркировки
Настроим складской учет и систему штрихкодирования в программе 1С:Предприятие, подключим терминалы сбора данных, повысим скорость работы склада, исключим пересорты и недосдачи.
Ответственность за нарушение требований поэкземплярного учета
Нарушение правил поэкземплярного учета — не просто техническая ошибка, а повод для серьезных санкций. Если товар выходит в оборот без маркировки или сведения не передаются в срок, это уже административное правонарушение.
Ответственность ложится как на конкретных сотрудников, так и на компанию в целом. Размер штрафов зависит от группы товара: для обычной продукции он начинается от 5 тысяч рублей, для акцизных — может достигать полумиллиона, плюс возможна конфискация партии. Причем даже маркированный товар может попасть под санкции, если его коды не были переданы в систему или были переданы с ошибками.
Что важно запомнить для поэкземплярного учета:
- Каждый непереданный или ошибочный код Data Matrix попадает под категорию «непредставление сведений», даже если товар промаркирован.
- Система дает три календарных дня на подтверждение приемки или отправку УПД, просрочка автоматически формирует состав правонарушения.
- При повторном нарушении инспекторы вправе конфисковать товар и провести внеплановую проверку всего склада.
- Фальсификация маркировки относится к уголовным преступлениям. В крупном размере возможен штраф до 1 млн ₽ и лишение свободы на срок до шести лет.
Чтобы избежать всего этого, важно держать в порядке оборудование, не откладывать фиксацию операций и вести корректный учет в 1С, тогда штрафы останутся только в этой статье, а не в реестре вашей компании.
Компания «Информационные Технологии в Бизнесе» поможет внедрить ПЭУ с учетом именно вашего формата, объемов и процессов. Мы настраиваем связку 1С, ТСД, ЭДО и маркировки так, чтобы она работала стабильно, прозрачно и без сбоев.
Хотите перейти на поэкземплярный учет без ошибок и простоев? Оставьте заявку — и получите бесплатную консультацию уже сегодня.
