Единый номер по всем вопросам
209 
8 минут на прочтение
Чем больше у компании оборудования, техники, мебели, инструмента и других материальных ценностей, тем сложнее поддерживать актуальный учет. Объекты перемещаются между помещениями и сотрудниками, передаются в эксплуатацию, ремонтируются и списываются. В результате данные в учетной системе могут расходиться с тем, что фактически находится в офисах, цехах и на складах.
Автоматизация учета основных средств нужна, чтобы данные в учетной системе соответствовали фактическому наличию и местонахождению имущества. Она помогает фиксировать перемещения, выдачу, возврат, ремонт и списание объектов сразу в момент операции, сокращает ручной ввод и упрощает инвентаризацию. В результате компания быстрее понимает, где находится имущество, кто за него отвечает и в каком оно состоянии.
Разберем, из чего состоит автоматизация и как организовать ее на предприятии.
Что входит в учет основных средств и имущества
Основные средства — только одна часть имущества организации. Компании, как правило, требуется вести учет и периодически проверять:
- производственное оборудование и станки;
- компьютеры, серверы и оргтехнику;
- мебель;
- транспорт;
- инструмент и оснастку;
- спецодежду и СИЗ;
- хозяйственный инвентарь;
- материалы и расходные позиции;
- другие материальные ценности.
Для каждого объекта могут быть важны свои характеристики: инвентарный номер, подразделение, помещение, материально ответственное лицо, текущее состояние и другие данные.
При этом в учете имущества есть две связанные задачи. Первая — правильно отражать объект в учетной системе. Вторая — понимать, где он находится фактически, кому передан и что с ним происходит в процессе эксплуатации.
Например, в «1С:Бухгалтерии 8» автоматизированы основные операции бухгалтерского учета основных средств: поступление, принятие к учету, перемещение, модернизация, реализация и списание. С 2022 года бухгалтерский учет основных средств ведется в соответствии с ФСБУ 6/2020 «Основные средства».
Но наличие объекта в 1С само по себе еще не гарантирует, что информация о его фактическом местонахождении остается актуальной. Оборудование могут переставить в другое помещение, передать сотруднику, отправить в ремонт или фактически вывести из эксплуатации, а изменения в учетной системе зафиксировать позже или не зафиксировать вовсе.
Поэтому для оперативного учета каждый объект необходимо однозначно идентифицировать и связать с его карточкой в учетной системе. Тогда фактические операции с имуществом можно фиксировать непосредственно в момент их выполнения.
Как устроена автоматизированная система учета имущества
Автоматизация учета основных средств в 1С связывает данные в учетной системе с фактическими действиями сотрудников с имуществом. Для этого каждому объекту присваивается уникальный идентификатор — штрихкод, QR-код или RFID-метка.
Сотрудник считывает идентификатор с помощью ТСД, выполняет нужную операцию в мобильном приложении, а результат передается обратно в 1С. По такой схеме можно проводить инвентаризацию, фиксировать перемещения, выдачу и возврат имущества, приемку и списание.
В результате сотрудник работает непосредственно с физическим объектом, а 1С получает сведения о том, что с ним произошло. Чтобы такая схема заработала на предприятии, ее необходимо настроить под существующие процессы учета.
Сканирование инвентарного штрихкода на станке при учете основных средств
Основные этапы внедрения автоматизации учета имущества:
1. Анализируем текущий учет
Определяем, какие объекты нужно контролировать, где сейчас ведутся данные, какие операции выполняются с имуществом и какие проблемы необходимо решить.
Проверяем, насколько актуальны данные в 1С: инвентарные номера, помещения, подразделения, ответственные лица и состав имущества.
2. Определяем правила идентификации
Для разных групп имущества выбирается способ маркировки: штрихкод, QR-код или RFID. Каждому объекту присваивается собственный идентификатор, связанный с его карточкой в учетной системе.
Важно, чтобы один код соответствовал одной единице имущества. Тогда при сканировании система однозначно определяет,что именно учитывается.
3. Настраиваем мобильные операции и внедряем оборудование
Определяем, какие действия сотрудники будут выполнять с ТСД:
- инвентаризацию;
- перемещение;
- выдачу и возврат;
- приемку;
- изменение состояния;
- списание.
Под эти операции настраивается мобильное ПО, через которое сотрудник получает задания и фиксирует фактические операции с имуществом.
Параллельно подбирается и внедряется необходимое оборудование: ТСД, принтеры этикеток, RFID-считыватели и другие устройства, если они нужны по выбранной схеме учета. Оборудование настраивается, проверяется его совместимость с ПО и 1С, после чего сотрудники получают готовые рабочие места для выполнения операций.
4. Настраиваем обмен с 1С
На этом этапе связывают мобильную работу сотрудников с учетной системой. Определяют, какие данные должны передаваться из 1С на ТСД и какие результаты операций возвращаться обратно.
Это могут быть данные о фактическом наличии имущества, новом месте размещения, выдаче сотруднику, возврате, изменении состояния или списании объекта.
Важно заранее определить не только состав передаваемых данных, но и логику их обработки: какие документы должны заполняться в 1С, как фиксируются расхождения, что происходит при обнаружении неизвестного объекта и как система обрабатывает ошибки обмена.
5. Проверяем систему на реальных операциях
Перед полноценным запуском проводится тестовая инвентаризация, перемещение или выдача имущества. Проверяется корректность обмена с 1С и удобство работы сотрудников на ТСД. После этого систему запускают в рабочую эксплуатацию.
Автоматизация учета имущества
Автоматизируем учет имущества, основных средств и материалов. Работаем по всей РФ!
Инвентаризация основных средств
Это одна из операций, где эффект автоматизации заметен быстрее всего. При ручной схеме сотрудник получает ведомость, проходит по помещениям, сверяет инвентарные номера и делает отметки. После обхода результаты приходится переносить в учетную систему и разбирать обнаруженные расхождения.
При использовании ТСД процесс меняется:
- Из учетной системы формируется задание.
- Задание загружается на ТСД.
- Сотрудник проходит по помещениям и сканирует коды или метки.
- Терминал фиксирует найденные объекты.
- Результаты передаются обратно в учетную систему.
- Система сравнивает фактические данные с учетными и показывает расхождения.
При этом задача автоматизации — не только быстрее подтвердить имущество, которое находится на своем месте. Во время обхода может выясниться, что объект находится в другом помещении, закреплен за другим ответственным лицом, отсутствует в задании или, наоборот, числится в системе, но фактически не найден. Такие расхождения фиксируются непосредственно во время инвентаризации и затем разбираются в учетной системе.
Что изменилось в законодательстве об инвентаризации
С 1 апреля 2025 года применяется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденный приказом Минфина России от 13 января 2023 года № 4н. Стандарт устанавливает требования к инвентаризации активов и обязательств, а также случаи, сроки и порядок ее обязательного проведения.
В частности, при проведении инвентаризации фактическое наличие активов должно определяться через установление их действительного существования, оценку состояния и обоснованность нахождения у организации.
Использование ТСД хорошо вписывается в эту задачу: сотрудник работает непосредственно с физическим объектом и фиксирует результат проверки на месте. При этом мобильная система не заменяет установленный организацией порядок проведения и оформления инвентаризации — она автоматизирует прежде всего сбор фактических данных и их последующую сверку с учетом.
Автоматизация инвентаризации основных средств сокращает ручную работу при пересчете имущества, уменьшает количество ошибок при переносе результатов и позволяет быстрее находить расхождения между учетными данными и фактическим состоянием имущества.
Перемещение имущества
После инвентаризации важно поддерживать данные об имуществе в актуальном состоянии.
Например, монитор перенесли из кабинета 315 в кабинет 207. Если оборудование просто переставили, а изменение не зафиксировали в учетной системе, через некоторое время данные снова начнут расходиться с фактическим размещением.
При мобильном учете сотрудник сначала сканирует код на объекте, затем код нового помещения или места размещения. После подтверждения информация о перемещении передается в учетную систему.
Получается простой сценарий: сканирование имущества — сканирование помещения — подтверждение перемещения.
Выдача имущества сотрудникам
Аналогичным образом можно учитывать передачу ноутбуков, инструмента, спецодежды, материалов и других объектов сотрудникам или подразделениям. Ответственный сотрудник сканирует код имущества или материала, затем выбирает сотрудника, цех, участок или другое место назначения и подтверждает выдачу.
После передачи данные попадают в 1С, поэтому в учетной системе видно, в какой цех или на какой участок переданы запасы, у кого находится имущество и где оно используется в данный момент. Это упрощает контроль движения материальных ценностей и помогает поддерживать учет в актуальном состоянии.
При возврате выполняется обратная операция. Это особенно полезно там, где оборудование постоянно переходит между сотрудниками или используется временно.
Приемка нового имущества
Новое имущество желательно включать в систему учета сразу после его поступления, чтобы дальнейшее движение объекта уже происходило с использованием единого идентификатора.
Схема зависит от того, как организован учет в компании. Если карточка объекта уже создана в учетной системе, сотрудник находит ее и связывает с нанесенным идентификатором. Если карточки еще нет, порядок ее создания и присвоения необходимых учетных реквизитов определяется принятой в организации схемой учета.
После этого объект маркируется — например, этикеткой со штрихкодом, QR-кодом или RFID-меткой. Идентификатор связывается с конкретным объектом, поэтому в дальнейшем его можно использовать при инвентаризации, перемещении, выдаче, возврате и других операциях.
Здесь важно не смешивать физическую приемку имущества с бухгалтерским принятием основного средства к учету. Например, в «1С:Бухгалтерии 8» поступление и принятие основного средства к учету являются отдельными учетными операциями. Мобильная система помогает идентифицировать конкретный физический объект и передать сведения о выполненной операции в 1С, а бухгалтерское отражение выполняется в соответствии с принятой в компании схемой учета.
Для материалов принцип тот же, но уровень детализации может отличаться. Если требуется поштучный контроль, отдельный идентификатор присваивается каждой единице. Если достаточно учитывать материалы партиями или упаковками, идентификация может выполняться на другом уровне.
Поэтому автоматизация учета материалов может быть частью той же системы, что и учет основных средств. Отличается не сам принцип автоматизации, а правила идентификации и необходимая детализация учета для разных групп имущества.
Изменение состояния и списание имущества
Во время инвентаризации или обычной работы с имуществом сотрудник может обнаружить, что объект уже нельзя считать просто исправным и находящимся в эксплуатации.
Например, имущество может иметь состояние:
- исправно;
- требует ремонта;
- повреждено;
- временно не используется;
- не найдено;
- утрачено;
- подлежит списанию.
При мобильном учете изменение можно зафиксировать непосредственно возле объекта. Сотрудник сканирует его идентификатор, выбирает соответствующее состояние и при необходимости добавляет дополнительную информацию. В зависимости от используемого мобильного решения это может быть комментарий или фотография повреждения.
Например, ТСД позволяют фотографировать имущество с помощью встроенного ПО, а для «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» предусмотрена загрузка таких фотографий в 1С. В системе также предусмотрена работа с пользовательскими состояниями имущества.
Важно разделять выявление состояния объекта и его фактическое списание. Если сотрудник во время обхода обнаружил поврежденный станок и отметил его как требующий ремонта или подлежащий списанию, это еще не означает автоматического списания основного средства из бухгалтерского учета. Сначала фиксируется фактическая ситуация, после чего ответственное лицо принимает решение о дальнейших действиях.
Если объект действительно должен быть списан, мобильная идентификация помогает убедиться, что операция выполняется именно с нужной единицей имущества. Сотрудник сканирует объект, фиксирует соответствующую операцию, а информация передается в учетную систему для дальнейшего оформления.
Такой подход особенно полезен при большом количестве однотипного оборудования: вместо ручного ввода инвентарного номера сотрудник работает непосредственно с маркировкой конкретного объекта.
Автоматизация также позволяет сохранить историю имущества: где объект находился, кому передавался, когда изменилось его состояние и на каком этапе возникло основание для ремонта, передачи или списания.
Линейный штрихкод, QR-код или RFID: какую технологию выбрать
Для идентификации имущества можно использовать разные технологии. Универсально лучшего варианта нет: выбор зависит от количества объектов, условий эксплуатации, частоты операций и используемого оборудования.
Линейный штрихкод
На объект наносится этикетка с уникальным кодом. Чтобы идентифицировать имущество, сотрудник наводит сканер ТСД на этикетку.
Преимущества:
- сравнительно невысокая стоимость внедрения;
- большой выбор оборудования;
- простая и понятная технология;
- подходит для большинства стандартных задач учета имущества;
- можно использовать обычные ТСД со сканером.
Главное ограничение — каждый объект необходимо считывать отдельно, а сам штрихкод должен находиться в зоне видимости сканера.
Поэтому линейное штрихкодирование хорошо подходит для офисной техники, мебели, оборудования, инструмента и других объектов, к которым сотрудник может свободно подойти.
QR-код
QR-код — это двумерный штрихкод. Он позволяет разместить больше данных на относительно небольшой площади и также может использоваться для уникальной идентификации имущества.
В QR-код можно записать, например:
- уникальный идентификатор объекта;
- инвентарный номер;
- внутренний код имущества;
- ссылку на карточку объекта или информационный ресурс.
При этом необязательно помещать в сам QR-код всю информацию об имуществе. Для автоматизированного учета обычно надежнее записывать в код постоянный идентификатор, а актуальные сведения получать из учетной системы.
Например, если компьютер передали другому сотруднику или переместили в другое помещение, менять QR-код не потребуется: идентификатор объекта остается прежним, а его текущее местонахождение и ответственное лицо изменяются в системе.
QR-код удобен, когда требуется компактная маркировка или предполагается считывание двумерных кодов различными устройствами — например, ТСД с 2D-сканером или совместимым мобильным устройством.
При выборе QR необходимо заранее проверить, поддерживается ли этот формат конкретным мобильным ПО, оборудованием и используемым сценарием обмена с 1С.
Сканирование QR-кода на бирке рулона сырья при складском учете
RFID
RFID-метка содержит электронный чип и антенну. Считыватель получает данные по радиоканалу, поэтому прямое наведение на каждую метку не требуется. Для работы потребуются RFID-метки и совместимые считыватели или ТСД с RFID-модулем.
Главное преимущество RFID проявляется там, где необходимо быстро считывать большое количество объектов или работать с имуществом, к маркировке которого неудобно получать визуальный доступ.
Инвентаризация коробок с материалами с помощью ручного RFID-считывателя.
RFID-метки для инвентаризации имеет смысл рассматривать, если:
- объектов очень много;
- имущество расположено на большой территории;
- инвентаризацию необходимо проводить часто;
- часть меток находится в труднодоступных местах;
- скорость пересчета критична;
- дополнительные затраты на RFID-инфраструктуру оправданы объемом операций.
При этом RFID не обязательно внедрять для всего имущества. Технологии можно комбинировать: массовые или труднодоступные объекты учитывать с помощью RFID, а остальное имущество — по обычным штрихкодам.
Таким образом, линейный штрихкод и QR-код обычно являются более простым и доступным вариантом, когда объекты можно сканировать по одному. RFID имеет смысл там, где экономический эффект дает именно массовое бесконтактное считывание.
Что дает комплексная автоматизация
Если автоматизировать только разовую инвентаризацию, компания быстрее пересчитает имущество, но через некоторое время данные снова могут разойтись.
Поэтому для организаций с большим количеством объектов эффективнее комплексная автоматизация: учет основных средств должен охватывать весь жизненный цикл имущества.
То есть система фиксирует не только результат очередной инвентаризации, но и события между проверками: поступление, маркировку и размещение, выдачу или перемещение и другие операции.
Тогда фактический учет постоянно поддерживается в актуальном состоянии.
Нужно ли автоматизировать учет всего имущества сразу
Не обязательно. Проект можно запускать поэтапно. Например, сначала автоматизировать учет дорогостоящего оборудования и IT-активов, затем подключить мебель, инструмент и другие группы.
Или начать с одного процесса — инвентаризации, а после запуска добавить перемещения и выдачу имущества сотрудникам.
Такой подход позволяет проверить технологию на ограниченном участке и только после этого масштабировать решение.
Что важно предусмотреть до внедрения
До выбора оборудования и программного обеспечения необходимо определить:
- какая конфигурация и версия 1С используется;
- насколько доработана используемая информационная база;
- какие группы имущества необходимо учитывать;
- сколько объектов находится на учете;
- есть ли уже инвентарные номера и маркировка;
- нужно ли учитывать имущество по помещениям, подразделениям и ответственным лицам;
- какие операции сотрудники должны выполнять с ТСД;
- нужно ли фиксировать состояние имущества;
- нужен ли линейный штрихкод, QR-код или RFID;
- какое оборудование уже используется в компании;
- сколько сотрудников одновременно будет работать с системой;
- есть ли стабильный Wi-Fi во всех помещениях или требуется возможность работать офлайн;
- в каких условиях находится имущество и насколько устойчивыми должны быть этикетки или RFID-метки;
- требуется ли печать этикеток непосредственно во время работы;
- требуется ли доработка обмена с 1С.
Особое внимание стоит уделить условиям эксплуатации маркировки. Для ноутбука в офисе и производственного оборудования в цехе могут потребоваться разные материалы этикеток. Пыль, влажность, масло, высокая или низкая температура, очистка оборудования и механическое воздействие влияют на то, насколько долго маркировка останется читаемой.
Не менее важно проверить инфраструктуру связи. Если сотрудники проводят инвентаризацию в подвалах, удаленных помещениях, цехах или на площадках с нестабильным Wi-Fi, мобильное решение должно поддерживать подходящий сценарий работы без постоянного подключения к учетной системе.
От этих параметров зависит состав решения. В одном случае достаточно нескольких ТСД, принтера этикеток и обычного штрихкодирования. В другом потребуется RFID, несколько мобильных рабочих мест, специальные метки, работа в офлайн-режиме и доработка интеграции с 1С.
Вывод
Автоматизация учета основных средств и имущества помогает поддерживать в 1С актуальные данные о том, какие объекты есть у компании, где они находятся, кому переданы и в каком состоянии.
При этом универсальной схемы внедрения нет. Состав решения зависит от количества и типов имущества, используемой конфигурации 1С, требуемой детализации учета и операций, которые нужно выполнять на мобильных устройствах. Поэтому начинать автоматизацию стоит не с выбора ТСД или RFID, а с анализа текущих процессов и требований к учету.
Компания «Информационные технологии в бизнесе» внедряет системы учета имущества на базе 1С и терминалов сбора данных. Перед запуском мы разбираем существующие процессы, определяем, где достаточно штрихкодов, а где целесообразно использовать RFID, подбираем оборудование, настраиваем ПО и обмен с 1С.
Если хотите понять, как выстроить учет имущества в вашей компании, оставьте заявку. Подберем технологию автоматизации под ваши процессы и особенности.
