ТСД на складе: для чего нужен и как помогает в автоматизации?

Терминал сбора данных (ТСД) на складе используют для автоматизации работы, а также для повышения производительности труда. Кладовщики с его помощью работают быстрее и не совершают ошибок при приемке или отгрузке товаров. Рассказываем, как работает терминал сбора данных, какие задачи он поможет решить, про необходимое ПО, а также даем рекомендации по выбору конкретных моделей.

Что такое ТСД?

Терминал сбора данных (ТСД) — это небольшой компьютер, который не просто считывает 2D-штрихкоды, QR, RFID метки, но и передает данные в 1С или систему складского учета. Кроме этого, ТСД принимает и обрабатывает информацию, то есть работает как мобильный компьютер.

ТСД подключают к серверу или компьютеру с помощью Wi-Fi, а сам терминал работает на разных операционных системах. Для России в последние годы актуальнее Android.

Есть мнение, что необязательно покупать ТСД и достаточно смартфона, но это не так. Программы для смартфона способны сканировать штрихкоды и кьюар-коды, но только для прочтения информации. На смартфоне не получится реализовать обмен данными между 1С или складской системой учета. 

ТСД также более мобилен и функционален, чем проводные сканеры штрихкодов:

• Прибор работает по Wi-Fi и сотрудники могут перемещаться по складу, чтобы сканировать нужные позиции. 
• Терминал не только считывает коды, но и подходит для создания и обработки документов при обмене с системой учета. 

Преимущества использования ТСД на складе 

ТСД повышает общую эффективность сотрудников. Если на складе нет автоматизации, то вся работа проходит вручную. Кладовщики тратят часы, сверяя данные в распечатанных документах и упаковке на глаз, и периодически ошибаются. Так возникают недостачи, пересортица, неправильно сформированные заказы. При работе с помощью ТСД нужно просто сканировать код и устройство покажет — отсканировали правильный товар или нет.

Если внедрить автоматизацию с использованием ТСД, то получится оптимизировать важные складские бизнес-процессы:

• Ускорение приемки и отгрузки товаров. Сотрудники сканируют коды, а информация отражается в 1С. Это быстрее, чем сравнивать данные в распечатанных документах. 
• Снижение ошибок при формировании заказов. Если кладовщик сканирует позицию, которой нет в накладной, то терминал сбора данных подаст сигнал.  Поэтому при отгрузках не будет проблем с лишними или недостающими товарами.
• Более быстрая инвентаризация. Менеджеры создают акт инвентаризации в 1С и отправляют на ТСД, кладовщики сканируют товары, а данные сразу поступают в систему учета. Если есть расхождения, то это сразу видно. Процесс проходит быстрее, чем ручной пересчет и корректировка в распечатанных документах.
• Актуальные данные об остатках товара. Все процессы проходят через ТСД с синхронизацией в 1С. Поэтому в системе учета всегда точная информация о количестве позиций на складе.

Например, менеджеры создали накладную для отправки товаров контрагентам. Если нет автоматизации, то документ сначала печатают на принтере, а затем сотрудники склада ходят между стеллажами и собирают партию.

При автоматизации кладовщик получает задачу в виде электронного документа на ТСД, а затем сканирует штрихкоды товаров для отгрузки. Это поможет собрать заказ без ошибок и только с нужными позициями.

ТСД параллельно упрощает работу бухгалтерии — данные для учета не нужно вводить вручную, и все проходит в электронном виде. Также терминал сбора данных помогает синхронизировать обмен данными между разными системами. Например, между 1С, Меркурий и Честный Знак (ЧЗ).

Простыми словами, ТСД на складе помогает оцифровать все бизнес-процессы. При этом прибор сам по себе не работает, а только в связке с системой учета и специальным программным обеспечением. Весь обмен данными проходит в электронном виде без распечатки бумажных документов. И если учетную систему можно сравнить с мозгом, то ТСД будет ее глазами и руками.

ТСД на складе: программы и аксессуары, необходимые для работы

ТСД работает в связке с программным обеспечением. Оно необходимо для организации обмена данными между устройством, конфигурацией 1С или программой складского учета, а также принтером для печати этикеток. 

Мобильный принтер для печати этикеток — управляется при помощи ТСД

Например, для работы терминала можно использовать ПО Клеверенс («Склад 15»), чтобы ТСД мог считывать коды с любой складской упаковки, а также проводить десятки складских операций. Если не установить программное обеспечение, то кладовщики не смогут использовать терминал по назначению.

Для учета подойдет любая конфигурация программы 1С или, например, Мой Склад. Наличие системы учета — обязательное условие. потому что не получится настроить полноценный обмен данными между терминалом, и к примеру таблицами в Excel или Google.

Чтобы работать было комфортно, можно использовать дополнительные аксессуары для комфортной работы: рукоятку, защитный бампер, ремешок или дополнительный аккумулятор, а также принтер для печати этикеток, чтобы печатать ценники и коды для товаров, по которым проводят идентификацию.

Как внедрить ТСД на складе?

Для начала нужно понять, для чего бизнесу ТСД. Это не просто девайс, а инструмент для решения бизнес-задач. Например, предприниматели хотят ускорить отгрузку товара на складе, чтобы кладовщики не ошибались, читая распечатанные документы, и не тратили время на ручной пересчет. Возможно, бизнес работает с маркированными товарами и в такой работе не обойтись без терминала сбора данных.

После этого внедрение ТСД состоит из 3-х этапов:

• Покупка оборудования и ПО. Предприниматели могут купить и ТСД с рук, но программное обеспечение придется приобрести новое.
• Настройка бизнес-процессов. Интеграторы проводят синхронизацию между 1С и ТСД, чтобы автоматизировать работу.
• Обучение. Нужно объяснить сотрудникам, как работает ТСД на складе, а также составить инструкции для работников, которые в будущем придут в компанию.

Обычно для внедрения терминала сбора данных нужны сторонние специалисты. Теоретически можно самостоятельно купить оборудование и программное обеспечение, но для настройки понадобится специалист с навыками подобной работы. Стандартный программист не сможет реализовать такую задачу, и ему придется пройти дополнительное обучение. 

Как работать с ТСД на складе: пошаговая инструкция

ТСД подключают к компьютеру или серверу с базой данных. Для этого на складе должен быть Wi-Fi или другие способы связи. Обычно компьютер расположен в офисе, а кладовщики работают с самим терминалом сбора данных. Если работники склада самостоятельно работают с 1С или складской системой, то можно поставить компьютер с базой на складе.

Сам рабочий процесс проходит по следующей схеме:

• Включить ТСД и функцию сканирования.
• Зайти в раздел ТСД с нужной операцией.
• Начать выполнение операции, то есть взять ТСД, навести сканер на штрихкод или кьюар-код.
• Получить сигнал с результатом: прибор распознал код или нет.
• Отправить или сохранить данные.

Кладовщики работают с ТСД на складе, чтобы автоматизировать рабочие задачи. Для этого на ТСД есть соответствующие разделы, которые нужно выбрать. Например:

• Приемка. Кладовщик получает накладную в раздел «Приемка», где прописаны виды товара и количество. Затем он берет ТСД и сканирует позиции, которые пришли. Если в поставке лишняя позиция или другого вида, то сканер сигнализирует, что этой номенклатуры нет в накладной.
• Инвентаризация. Менеджеры составляют «Акт инвентаризации» и берут информацию из 1С или программы складского учета. Например, на складе должно быть 60 зеленых футболок 52 размера. На ТСД приходят данные в раздел «Инвентаризация», а кладовщик сканирует штрихкоды на футболках, чтобы выявить точное количество.
• Отгрузка. В этом случае менеджеры формируют накладную с товарами для отгрузки в 1С. Например, молочную продукцию с кодами из системы «Честный Знак». Эти данные поступают на ТСД, чтобы кладовщик сканировал коды и сформировал партию для отправки контрагенту.
• Перемещение продукции. Если часть позиций надо переместить на другой склад, то в 1С формируют накладную с нужными позициями, а кладовщик собирает необходимое количество.
• Адресное хранение товаров. В этом случае используются коды с информацией о месте расположения определенных видов товаров. С помощью ТСД сканируют коды, в он показывает где на складе найти нужную позицию или в какой ячейке расположить.

Кладовщики с помощью терминала сбора данных могут самостоятельно заводить документы в базу данных. Например, контрагенты присылают на склад машину с продукцией, а документы еще не пришли в 1С. Кладовщик заходит на терминале в раздел «Приемка», сканирует партию, чтобы распознать коды, и создают документ о приеме позиций. Этот документ затем поступает в 1С, а после этого данные сверяют с накладной.  

ТСД ускоряет работу, так как работникам не нужно распечатывать документы и ручкой записывать вид и количество позиций. Также терминал сбора данных исключает человеческий фактор в ошибках с количеством или видом товаров. С ТСД не получится сканировать код, которого нет в документах.

Виды терминалов сбора данных

Терминалы сбора данных отличаются характеристиками, которые зависят от сферы использования. Например, сенсорные подойдут для работы в теплом и чистом складе, а кнопочные для кладовщиков, которые работают в холодных или влажных условиях. 

При выборе ТСД на склад также нужно учитывать несколько моментов:

• Уточните, что ТСД поддерживает нужное ПО, чтобы настроить синхронизацию с 1С или складской программой учета.
• Выбирайте ТСД с аккумулятором, который может работать необходимое количество часов без подзарядки. Это особенно важно на объемных складах, когда у сотрудников не так много времени, чтобы делать паузы на зарядку батареи.
• Перед покупкой убедитесь, что у ТСД удобный и понятный интерфейс, чтобы сотрудникам было комфортно работать.
• Приобретайте тип сканера, чтобы можно было сканировать штрих-коды и кьюар-коды.
• Важно учитывать температуру, чтобы ТСД на складе не выходил из строя. Например, если кладовщики работают в холодном помещении или на улице, то нужно устройство, адаптированное под работу при низких температурах.

В своей работе мы рекомендуем 5 моделей:

ТСД Urovo RT40. Подходит для работы в холодных условиях, так как есть автоматический подогрев экрана. Можно сканировать коды на расстоянии 15 метров, а поменять батарею можно без выключения устройства.

ТСД Mertech SEUIC AutoIDQ9 9051. Сканирует все виды штрихкодов: камера делает снимок и запускает процесс распознавания. Подходит для маркировки и ЕГАИС.

ТСД с Sim-картой Mindeo M40. Терминал с мощной батареей для долгой и бесперебойной работы. 

ТСД MERTECH MovFast S40 9 255. Подходит для работы при высокой влажности, а батареи хватает на 14 часов работы без остановки.

ТСД MERTECH MovFast S55. Модель с сенсорным экраном, повышенной прочностью и батареей для 14 часов работы без остановки.

Главное про ТСД на складе

• Терминал сбора данных — мобильный прибор для сканирования кодов и обмена информацией системами учета. ТСД подходит не только для сканирования, но и для создания документов. 
• ТСД работает только после установки и настройки специализированного ПО. 
• Кладовщики перемещаются с ТСД по складу и не привязаны к компьютеру. 
• Выбор терминала сбора данных зависит от бизнес-задач склада. Например, есть приборы для работы при низких температурах и повышенной влажности.