Зачем нужно штрихкодирование на складе, как его внедрить и автоматизировать?

Практически каждый товар сегодня сопровождается нанесенным на упаковку штрихкодом. И эти коды нужны не только при реализации товаров покупателям. Внедрение штрихкодирования на складе помогает решать множество задач: упрощает приемку и инвентаризацию, делает прозрачным учет любых перемещений товара, позволяет мгновенно видеть остатки. Автоматизация склада на базе штрихкодирования сегодня внедряется многими компаниями, что позволяет снизить риск ошибок, возникающих в результате “человеческого фактора”, ускорить работу и, следовательно, по максимуму уменьшить возможный негатив со стороны клиентов.

Как работает система штрихкодирования на складе, каким образом ее можно внедрить и что для этого потребуется? Разбираемся в этой статье.

Зачем нужны штрихкодирование и автоматизация склада?

Автоматизация склада – решение, которое не просто дает возможность компании идти в ногу со временем. Она позволяет значительно снизить нагрузку на сотрудников и, следовательно, поднять их производительность, одновременно сократив расходы. Также внедрение систем автоматизации помогает повысить лояльность клиентов: при решении рутинных задач в автоматическом режиме сотрудники допускают меньше ошибок.

Внедрение штрихкодирования товара на складе – первый шаг к автоматизации. Сам принцип штрихкодирования очень простой и заключается в нанесении на упаковку товара специальной наклейки со штрихкодом. Но несмотря на простоту, эта методика весьма эффективна. Достаточно считать штрихкод сканером, и все сведения о товаре автоматически будут занесены в систему учета. Больше не нужно вбивать их вручную и тратить время. Исключены и ошибки, неизбежные при ручном вводе.

Кроме того, штрихкодирование помогает отслеживать все перемещения товара – от его приемки до продажи. Это быстро, надежно и удобно.

Помимо товаров, кодировать можно и инвентарь, и оборудование:

• маркировка зон приемки и отгрузки позволяет эффективно распределять по ним нагрузку,
• штрихкодирование полок и стеллажей помогает упорядочивать размещение товаров и упрощать их поиск,
• маркировка документов дает возможность облегчить их ввод в учетную систему.

И это далеко не полный перечень. Штрихкодирование, по сути, представляет собой способ автоматической обработки данных в системе.

В различных типах штрихкодов могут быть зашифрованы разные сведения. Наиболее распространены два вида ШК: одномерные и двумерные. Одномерный штрихкод представляет собой хорошо всем знакомую последовательность полосок различной ширины с размещенными под ними буквами и цифрами. Двумерный код – это квадрат, в котором за счет горизонтального и вертикального расположения элементов умещается гораздо больше данных.

Оборудование для штрихкодирования на складе, как правило, считывает одномерные коды. А именно – EAN-13, хотя существуют сканеры, которые поддерживают также и работу с двумерными кодами.

Основные преимущества штрихкодирования товара на складе

Чтобы понять, для чего нужны штрихкоды, достаточно перечислить те трудности, которые поджидают компанию, не использующую системы автоматизации:

•         медленная работа сотрудников,
•         большой объем данных, часто – на бумажных носителях,
•         множественные ошибки учета,
•         длительность инвентаризации,
•         просрочки и пересортицы,
•       негативные отзывы клиентов о скорости обслуживания и доставки или качестве сборки.

Ручная обработка данных давно стала скорее исключением, чем правилом. Те времена, когда сотрудникам приходилось возиться с большим количеством бумажных документов, прошли. Сегодня почти все задачи по учету товаров успешно решает специализированное оборудование.

Учет товара по штрихкоду значительно ускоряет и упрощает работу. И неважно, с какими именно товарами работает компаниями и чем именно занимается. ШК необходимы:

• при учете маркируемой продукции,
• при изготовлении товаров,
• при отгрузке дилеру,
• при реализации конечному потребителю (в магазинах),
• при необходимости контроля сроков годности и т.д.

После внедрения автоматизации по штрихкоду легко заметить положительные изменения:

• можно без проблем отслеживать всю историю перемещений каждого конкретного товара – от его изготовления до продажи,
• значительно упрощается и ускоряется инвентаризация и приемка: товарные остатки больше не нужно учитывать и вносить в систему вручную,
• исключаются такие проблемы, как пересорт, так как все сведения о товарах автоматически подгружаются в накладные из системы, и ошибки исключены.

Штрихкодирование на складе – с чего начать?

Рассмотрим теперь, каковы основные шаги по внедрению системы автоматизации на складе. Прежде всего, следует позаботиться о выборе софта и оборудования.

Оборудование

Оборудование – это то, при помощи чего сотрудники наносят и считывают штрихкоды. Основным здесь является следующее:

1. сканер штрихкодов – устройство для считывания ШК с упаковок. Существуют проводные и беспроводные сканеры. Большинство современных сканеров работают с одномерными и двумерными штрихкодами,
2. терминал сбора данных – мини-компьютер. Он компактен и функционален: поддерживает получение задач из учетной системы и упрощает инвентаризацию,
3. принтер этикеток – необходим для печати наклеек с ШК. Работает по аналогии с обычным принтером, но вместо бумаги использует специальную ленту для этикеток.

При выборе конкретных моделей следует учитывать свои потребности, объемы продукции и нюансы работы склада. Например, если склад не отапливается, стоит выбирать терминалы и сканеры, поддерживающие работу при низких температурах. Если критично беспрерывное функционирование, присмотритесь к моделям, которые поддерживают так называемую “горячую замену” – без отключения прибора.

Программы

Учет товара по штрих коду также невозможен без специального программного обеспечения. Именно ПО позволяет полноценно наладить автоматизацию: учитывать количество и тип товаров, их характеристики, цены, сроки годности и другие параметры. Основная задача софта заключается в том, чтобы передавать данные со сканеров в систему учета и корректно их классифицировать.

Проще говоря, ПО – это инструмент для сбора сведений о товарах, который позволяет отслеживать остатки, вести учет товарных запасов, оптимизировать и ускорять складские операции и, конечно же, сокращать ошибки вследствие влияния человеческого фактора. Современный софт для терминалов сбора данных дает возможность решать ряд принципиально важных задач:

•       работать с одними и теми же данными с различных ПК,
•       обмениваться файлами,
•       работать с характеристиками товаров,
•       вводить товары в оборот и выводить,
•       учитывать коды маркировки,
•       добавлять сведения о товарах, фотографии и др.

Существует достаточно большое количество софта для автоматизации склада. При выборе следует учитывать нюансы товарного учета именно в вашей компании. Многие предприятия сегодня используют продукты от 1С. Это не просто система учета, а полноценное решение для комплексной автоматизации склада по штрихкодированию. 1С без проблем объединяется со многими другими системами, включая ЕГАИС и “Честный ЗНАК”. Это значительно упрощает работу.

Кроме того, 1С дает возможность самостоятельно создавать штрихкоды, а не просто учитывать уже существующие. Это удобно, если у компании есть свое производство или же она получает от поставщиков немаркированную продукцию.

Стратегия

Определившись с оборудованием и софтом, самое время перейти к разработке конкретной стратегии автоматизации. Вне зависимости от масштабов бизнеса, стратегия должна быть, ведь именно в ней будут прописаны все процессы, что не даст возникнуть ошибкам.

Первое, с чего стоит здесь начать, это оценка потребностей. Как работает предприятие? Каковы особенности его бизнес-процессов? Чего ему не хватает, что требуется в первую очередь?

Здесь не обойтись без комплексного анализа. Основные вопросы, на которые нужно будет ответить, следующие:

• каков объем товарной номенклатуры?
• похожи товары или существенно различаются?
• нужно ли контролировать сроки годности продукции?
• есть ли необходимость в ведении учета по серийным номерам или сериям товаров?
• требуется ли дополнительная маркировка?
• нужно ли уменьшить то время, которое сотрудники затрачивают на выполнение основных операций по складу?
• используется ли на складе уже какое-либо оборудование для автоматизации учета? Планируется ли его заменить или же интегрировать с новым решением?
• каковы ключевые задачи автоматизации в целом? Это может быть, например, ускорение работы сотрудников, исключение ошибок по вине человеческого фактора, сокращение числа негативных отзывов, упрощение поиска товара на складе и так далее.
• какие данные должны отображаться на штрих-кодах и в каком виде? Здесь нужно учитывать также и нюансы поставок, если компания получает товар от поставщика, а не производит самостоятельно.

Исполнители

Следующий шаг – это поиск подрядчика. Внедрение системы учета – комплексная сложная задача, которая требует специализированных знаний и опыта. Далеко не всегда штатный IT-отдел способен справиться с такой задачей своими силами, поэтому лучше всего довериться профильным специалистам. Это позволит избежать ошибок, которые повлекут за собой дальнейшие сложности во внедрении.

Каковы другие плюсы работы с квалифицированным подрядчиком?

•  Профильные компании имеют большой опыт внедрения систем автоматизации на предприятиях различного профиля и масштаба и знают нюансы, которые требуется учитывать в зависимости от тех или иных особенностей бизнеса.
•  Подрядчик поможет с выбором софта и оборудования, учтя стоящие перед бизнесом задачи и цели.
• Если на предприятии уже используется система учета, то компания-подрядчик сможет грамотно провести интеграцию, сохранив базу данных и все имеющиеся сведения о товарах.
• Большинство подрядчиков предлагает также дальнейшее сопровождение учетной системы. Это очень удобно, если планируется расширять бизнес. Также обычно сопровождение предполагает бесплатную оперативную техподдержку, что незаменимо для быстрого решения возникающих проблем и вопросов. Кроме того, поддержка подрядчика дает возможность разгружать собственный IT-отдел.
• Специалисты компании-подрядчика также при необходимости смогут обучить сотрудников работе с новой системой и оборудованием.
• Готовое решение всегда перед внедрением проверяется и тестируется, чтобы исключить сбои.

Выводы 

Автоматизация склада на базе штрихкодирования представляет собой эффективный инструмент для оптимизации складских операций. Эта технология позволяет не только ускорить и упростить процессы приемки, учета и инвентаризации товаров, но и минимизировать риски ошибок, связанных с человеческим фактором. Внедрение штрихкодирования дает компаниям возможность:

• Повысить производительность сотрудников за счет исключения ручного ввода данных.
• Улучшить точность учета и контроля перемещений товаров, от приемки до реализации.
• Сократить затраты и время на выполнение рутинных операций.
• Увеличить лояльность клиентов, обеспечивая более высокую скорость и качество обслуживания.

Основные этапы внедрения включают выбор подходящего оборудования, программного обеспечения, разработку стратегии автоматизации и привлечение профессиональных подрядчиков для реализации проекта. Грамотная интеграция системы с учетом специфики бизнеса гарантирует долгосрочные преимущества:

• Снижение операционных затрат.
• Прозрачность и системность складских процессов.
• Возможность масштабирования и модернизации.

Штрихкодирование становится обязательным стандартом для современной логистики и складской деятельности. Компании, внедрившие эту технологию, получают конкурентные преимущества, обеспечивая стабильную и эффективную работу своих складов.