Как мы автоматизировали учет и внедрили маркировку на производстве молока, где годами использовали только Excel

Маркировка производства молока — сложный процесс, где не просто нужно вести учет продукции, а также соблюдать сроки годности, настроить обмен с системами «Меркурий» и «Честный знак». Рассказываем, как мы это сделали в компании, где десятки видов продукции. 

Самописная бухгалтерская программа и бумажный учет

Наш клиент ИП Тоцкий или «Ферма Тоцкого» — это фермерская компания, которая занимается переработкой молока, речной рыбой и мясными продуктами. Компания продает полуфабрикаты и готовую продукцию в собственных торговых точках и через партнерские магазины.

.

Фото торговой точки Фермы Тоцкого. Источник: vk.com/fermatotskogo

Компания обратилась к нам, чтобы автоматизировать учет переработки молока и внедрить маркировку для готовой молочной продукции. До работы с нами весь учет молока велся в Excel, на бумажке и без точных данных, а бухгалтерия работает в самописной программе. 

Например, на производство поступала цистерна с молоком. Далее сотрудники вели учет от обратного — посчитали количество получившихся сыров, творога, йогуртов, а затем прикинули, сколько потратили молока. При таком подходе нельзя настроить точный учет продукции. Например, часть сырья может уйти на сторону и это не проверить, так как неизвестно, сколько точно молока ушло на переработку. 

Производство продуктов из молока на Ферме Тоцкого. Источник: vk.com/fermatotskogo

В мае 2024 года на производство пришел новый руководитель, который сотрудничал с нашей компанией на прошлой работе, где мы автоматизировали учет на пищевом производстве. Такая организация процессов ее не устроила и после разговора с руководством — решили внедрить автоматизацию учета и маркировку. 

Мы согласовали 6 задач:

• Внедрение 1С и автоматизация учета приема сырья и производства продукции.
• Внедрение маркировки в системе «Честный знак».
• Настройка обмена данными между системами «Меркурий», «Честный знак» и 1С.
• Настройка ПО для оборудования, необходимого для автоматического учета.
• Синхронизация между 1С и самописной бухгалтерской программой.
• Прослеживание готовой продукции.

Внедрение 1С и описание производственных процессов

Для внедрения учета мы использовали конфигурацию «1С: Управление нашей фирмой (УНФ)», которая подходит производственным компаниям. Перед нами стояло 3 задачи:

1.Описание производственных процессов. Молочная переработка — это множество  процессов со своими особенностями. Например, сепарация, сцеживание и нормализация.  Дополнительно у каждого процесса есть особенности производства, которые учитывают влажность, срок годности, жирность и другие характеристики. Всего нами было описано таких процессов 14 для учета в УНФ. 

На скриншоте процессы, они же Операции в УНФ:

Процесс «Нормализация»:

Процесс «Сепарация»:

Процесс «Сыр»:

2.Распределение по партиям. В молочной продукции важен срок годности для всех продуктов. Например, часть молока должна сразу идти на реализацию, а другая может идти на изготовление полуфабрикатов. Поэтому необходимо вести партийный учет сырья, чтобы распределять молоко по назначению. Это тоже реализовано для 1С.

Партионный учет в 1С

3.Обработка заявок. Операторы собирают заявки от контрагентов, а программа автоматически распределяет молоко по партиям для продажи или переработки. 

Распределение заявок в 1С

Сам прием молока на производстве не автоматизирован, так как в этом нет необходимости. Молоко привозят и принимают по приходной накладной, а уже затем распределяют с помощью «1С: Управление нашей фирмой (УНФ)». Например, пришло 1000 литров: 200 литров уходит на молоко, 500 на производство сыров, а 300 на йогурты, а далее это расходится по нужным производственным процессам.

Внедрение маркировки и синхронизация с системой Меркурий

Особенность маркировки молочной продукции — это обязанность отправлять данные о продукции в ФГИС «Меркурий». Это информационная система, которая контролирует продукты животноводства на территории России. Регистрацию проходят производители и продавцы, которые занимаются продуктами животного происхождения.

Когда на производстве готова продукция, то сначала данные отправляют в «Меркурий», а затем в систему маркировки «Честный знак» (ЧЗ). Для этого в УНФ встроен отдельный блок для передачи данных. Важно запомнить, что ЧЗ не позволит промаркировать продукты, которые не зарегистрированы в системе «Меркурий». Обмен информацией между этими системами настроен автоматически.

Обмен данными с системой «Меркурий» интегрирован в 1С

После этого проводят процесс внедрения маркировки. Для этого нужно пройти регистрацию в системе «Честный знак», а также купить оборудование:

• Терминал сбора данных (ТСД). Это прибор с программным обеспечением, который автоматизирует процесс передачи данных из ЧЗ в 1С и обратно. Он не просто сканирует коды, а передает информацию с помощью приходных накладных. 

ТСД помогает автоматизировать учет и прослеживаемость продукции

• Принтер для самоклеящейся бумаги. Нужен для печати кьюар-кодов с маркировкой, которые клеят на готовую продукцию.

ТСД  Mindeo M40 с защитой стандарта IP68 — такую модель выбрали для автоматизации

Для ИП Тоцкий было достаточно по 1 экземпляру оборудования, так как готовая продукция обычно не превышает 100 экземпляров, а для такого объема хватает одного ТСД и принтера.

Дополнительно разработали этикетку, где помещен кьюар-код маркировки и информация о продукте: вид, наименование и дата выпуска, информация о производителе. 

Этикетку с кодом Data Matrix можно напечатать прямо из 1С

Процесс маркировки состоит из 4 этапов:

1. Заказ кьюар-кодов для продукции в системе ЧЗ. 
2. Распечатка и нанесение наклеек на продукцию.
3. Сканирование наклеек с помощью ТСД для передачи информации в 1С. Также Терминал сбора данных используют, чтобы сканировать коды товаров, которые отправляют на продажу в собственные магазины или в торговые точки партнеров.
4. Ввод продукции в оборот: из 1С отправляем данные о промаркированной продукции.

После этого готовую продукцию отправляют для реализации в собственные магазины или торговые точки контрагентов. Отгрузка проходит через расходную накладную, а процесс называется «Кьюар-код в реализации»: покупатель получает молоко и делает «гашение» — передача информации в «Меркурий», что продукцию переместили на точку реализации. После этого кьюар-коды принадлежат ему, и он выводит коды из оборота после реализации. 

У компании не было задачи проводить масштабную автоматизацию склада. В плане приема молока или сопутствующих ингредиентов — никаких работ не проводили. Отметим, что автоматизация учета все равно повлияла на работу склада, так как стало проще отслеживать хранение продуктов. Работники видят срок годности сырья и знают, какую партию нужно отгрузить покупателям, чтобы уложиться в рамки срока годности.

Что мы сделали для внедрения и как изменились процессы

Наши аналитики определили этапы и схему внедрения новых бизнес-процессов. Для этого были проведены предварительные интервью с руководителем, чтобы понять, как устроена работа и что нужно изменить для автоматизации учета.

Разработчики реализовали решения аналитиков. При внедрении маркировки программисты:

• дорабатывают 1С под нужные бизнес-процессы
• настраивают ПО для ТСД, 
• настраивают синхронизацию между 1С, ТСД и системой Честный Знак.

Ввод продукции в оборот — сканирование куар-кода с помощью ТСД

Дополнительно для ИП Тоцкий наши специалисты разработали синхронизацию между УНФ и самописной бухгалтерской программой, чтобы бухгалтерия получала нужную информацию.

Процесс обучения проходил быстро, так как руководитель был в курсе, как работает автоматизация. Часто на предприятиях все приходится объяснять с нуля и на месте показывать, как все работает. В этом случае руководитель самостоятельно объяснял сотрудникам принципы работы, а наши специалисты прописали подробную инструкцию для новых сотрудников.

Рабочие процессы на производстве молока выглядят так:

1. Молоко приходит на склад для переработки. Сотрудники принимают цистерну, и заводят информацию в 1С.
2. Операторы распределяют молоко по разным видам обработки.
3. Готовую продукцию распределяют по партиям в УНФ и на производстве.
4. Данные по партиям и срокам годности отправляют в систему «Меркурий» через УНФ.
5. Заказ кьюар-кодов в «Честный знак» (ЧЗ).
6. Печать этикетки с кодами и нанесение на продукцию.
7. Считывание кодов с помощью ТСД для ввода кодов в оборот. Данные попадают в 1С, а затем в ЧЗ.
8. Отгрузка готовой продукции в свои магазины или для контрагентов по расходной накладной. Накладную отправляют на ТСД, чтобы на складе считывали только нужные коды, а затем информацию по ЭДО отправляют заказчикам. При этом в 1С создают Универсальный-передаточный документ (УПД), который содержит коды для ЧЗ. У операторов ЭДО, как правило, есть обработка для такого документа.

УПД в 1С

     9. Продавец принимает накладную и считывает кьюар-коды.

     10. Покупатель сделал покупку, пробил товар на складе, а кассир вывел товары из оборота.

На складе готовой продукции Фермы Тоцкого. Источник: vk.com/fermatotskogo

Итог

Наш заказчик получил точный автоматизированный учет на производстве молока. Система помогает соответствовать законодательству, а также выстроить процессы, которые соответствуют ГОСТам по срокам годности, что особенно важно. Дополнительно собственники получили точные данные по всему движению сырья и готовой продукции.